E-Rechnungen empfangen & verarbeiten

E-Rechnungen sparen Zeit und Kosten: keine Druck- oder Portokosten, schnellere Bearbeitung und weniger Fehler dank standardisierter Formate. Zudem bieten sie Transparenz im Bearbeitungsstatus und ermöglichen flexible, ortsunabhängige Erstellung.

Seit dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Das bedeutet, dass Rechnungen im vorgeschriebenen Format bereitgestellt, verarbeitet und archiviert werden müssen. Die Umstellung auf E-Rechnungen spart Zeit und Kosten und vermeidet Fehler.

Die wichtigsten Formate in Deutschland sind:

• ZUGFeRD: Kombiniert eine XML-Datei und ein PDF, und ist daher sowohl für Maschinen als auch für das menschliche Auge lesbar.
• X-Rechnung: Besteht nur aus einer XML-Datei und ist somit nur maschinenlesbar.

Weitere Beispiele sind: Peppol BIS (Österreich), FatturaPA (Italien), Factur-X (Frankreich). Alle Formate folgen der EU-Norm EN 16931.

XRechnung

• strukturiertes Rechnungsformat, basierend auf einer XML-Datei
• Für Menschen nicht mit dem bloßen Auge lesbar
• Durch Programme (wie finway) wird der Inhalt in eine Rechnung übersetzt
• Bereits seit 2020 im B2B-Bereich in Verwendung

ZUGFeRD

• Steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
• strukturiertes Rechnungsformat, basierend auf einer XML-Datei und einer PDF-Datei
• Für Menschen aufgrund des beigefügten PDFs mit dem bloßen Auge lesbar
• Durch Programme (wie finway) wird der XML-Inhalt in eine Rechnung übersetzt und mit der PDF-Datei die Daten auf ihre Übereinstimmung überprüft werden

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen: Rechnungen über 250 € müssen elektronisch empfangen werden können.

Folgende Übergangsregelungen sind darüber hinaus festgelegt:

• Bis 2026: Mit Zustimmung sind Papier- oder PDF-Rechnungen weiterhin erlaubt.
• Bis 2027: Unternehmen mit unter 800.000 € Umsatz können abweichende Formate nutzen.
• Ab 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle B2B Unternehmen.

Die Angaben sind ähnlich wie bei Papierrechnungen:

• Name und Anschrift von Absender und Empfänger
• Steuernummer/USt-ID
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsdatum und -nummer
• Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
• Detaillierte Rechnungspositionen
• Umsatzsteuer und Käuferreferenz

Das Ignorieren der E-Rechnungspflicht kann ernsthafte Konsequenzen haben:

• Rechtliche Folgen: Rechnungen, die nicht im vorgeschriebenen Format vorliegen, könnten von Empfängern abgelehnt werden. Zudem drohen Bußgelder bei Nicht-Einhaltung der Vorschriften.
• Steuerliche Risiken: Unzureichende Rechnungen können Probleme bei der Umsatzsteuererstattung verursachen.
• Zahlungsverzögerungen: Unternehmen, die E-Rechnungen nicht bereitstellen können, riskieren Verzögerungen oder sogar Zahlungsausfälle.
• Wettbewerbsnachteil: Firmen, die den Anforderungen nicht gerecht werden, wirken weniger professionell und könnten von Geschäftspartnern gemieden werden.

Eine rechtzeitige Umstellung auf E-Rechnungen ist entscheidend, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden und effizienter zu arbeiten.

E-Rechnungen bieten dank standardisierter Formate und digitaler Übertragung ein hohes Maß an Sicherheit. Hier sind die wichtigsten Schutzmechanismen:

• Verschlüsselung: Daten werden verschlüsselt übertragen, sodass sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Authentifizierung: Digitale Signaturen und Zertifikate garantieren, dass die Rechnung tatsächlich vom angegebenen Absender stammt und nicht manipuliert wurde.
• Integrität der Daten: Der Inhalt der E-Rechnung bleibt unverändert, wodurch Manipulationen ausgeschlossen werden.
• Revisionssichere Archivierung: E-Rechnungen können sicher gespeichert und bei Bedarf lückenlos nachverfolgt werden.